Assistenz der Geschäftsführung & Operations Management (m/w/d)
Du unterstützt die Geschäftsführung auf professionellem Niveau in Organisation, Operations, Projektkoordination und kaufmännischer Steuerung. Wir suchen eine studierte, sehr strukturierte Persönlichkeit, die mitdenkt, priorisiert und Entscheidungen sauber vorbereitet.
Professional · 3+ Jahre
Vollzeit / Teilzeit
Vor Ort · Düsseldorf / Zürich
Deine Aufgaben
- Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen, Fristen, Aufgaben und internen Prioritäten
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Auswertungen, Präsentationen und Protokollen
- Projektkoordination zwischen Geschäftsführung, Entwicklung, Marketing, Steuerberatung und externen Partnern
- Dokumenten-Management, Vertragsübersicht, digitale Ablage und strukturierte Nachverfolgung
- Vorbereitende Buchhaltung, Belegerfassung, Rechnungsprüfung und Abstimmung mit DATEV/Steuerberatung
- Unterstützung bei HR-Prozessen, Onboarding, interner Organisation und vertraulichen Geschäftsführungsaufgaben
- Optimierung interner Abläufe, Tools und administrativer Standards für Deutschland und die Schweiz
Dein Profil
- Abgeschlossenes Studium in BWL, Management, Wirtschaftswissenschaften, Finance, Wirtschaftsrecht oder vergleichbare akademische Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance, Operations Management, Projektkoordination oder einer vergleichbaren Business-Rolle
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace, insbesondere Excel/Sheets und Präsentationen
- Grundverständnis für Finanzen, vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprozesse und kaufmännische Abläufe
- Analytisches Denken, sehr strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
- Professionelle Kommunikation mit Geschäftsführung, Partnern, Steuerberatung und Bewerbern
- Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Vertraulichkeit
- Souveränes, professionelles Auftreten und sehr gutes Prioritätenmanagement
Wünschenswert
- Erfahrung mit DATEV, CRM-Systemen, Notion, Asana, Jira oder vergleichbaren Business-Tools
- Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder mit Prozessen in Deutschland und der Schweiz