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Standard-CRM oder individuelles CRM – was ist wirtschaftlicher?

Kurzantwort

Ein Standardprodukt ist schneller startklar und über die ersten Jahre günstiger. Eine eigene Lösung wird wirtschaftlich, wenn Lizenzkosten pro Person über Jahre auflaufen, der Prozess deutlich vom Standard abweicht oder viele Schnittstellen nötig sind. Die Rechnung muss den Betriebsaufwand der eigenen Lösung enthalten – sonst stimmt sie nicht.

Die ehrliche Rechnung

Ein Vergleich, der nur Lizenzkosten gegen Entwicklungskosten stellt, führt in die Irre. Vollständig gehören auf beide Seiten:

	Standard-CRM	Eigene Lösung
Einmalig	Einrichtung, Datenübernahme, Schulung	Konzept, Entwicklung, Datenübernahme, Schulung
Laufend	Lizenz je Person und Monat	Hosting, Wartung, Sicherheitsaktualisierungen
Bei Änderungen	oft Aufpreis oder nicht möglich	Entwicklungsaufwand
Verstecktes	Workarounds für fehlende Funktionen	Abhängigkeit vom Dienstleister

Wann Standard genügt

Wenn Ihr Vertrieb einem gängigen Muster folgt: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung. Dafür gibt es ausgereifte Produkte, und sie neu zu bauen wäre Verschwendung.

Wann eigene Entwicklung sinnvoll wird

Wiederkehrende Workarounds kosten dauerhaft Zeit.
Ein zentraler Prozess lässt sich im Standard nicht abbilden.
Zahlreiche Nutzerinnen und Nutzer treiben die Lizenzkosten hoch, obwohl die meisten nur wenige Funktionen brauchen.
Daten dürfen aus rechtlichen Gründen nicht beim Anbieter liegen.

Der Zwischenweg

Häufig übersehen: ein Standard-CRM als Basis, ergänzt um eigene Module über dessen Schnittstellen. Das kombiniert einen schnellen Start mit passgenauen Abläufen an den Stellen, wo es wirklich darauf ankommt.

Kernfakten

Kippunkt: Wenn Workarounds dauerhaft Zeit kosten
Häufig vergessen: Betriebs- und Wartungsaufwand der eigenen Lösung